Compétences

Mon métier : Secrétaire

  • Secrétariat, Accueil, Administratif, Gestion documentaire

      • Réceptionner les appels téléphoniques, les orienter vers les interlocuteurs demandés ou prendre des messages
      • Renseigner les personnes et les guider en fonction de leur demande
      • Controler l'accès de personnes à un site
      • Actualiser la documentation, les informations et les publicités à l'usage des visiteurs
      • Gérer le planning d'une ou de plusieurs personnes
      • Réaliser des travaux de reprographie, de mise en forme de documents, etc.
      • Gérer le classement de documents et archives en mode papier
      • Gérer le classement de documents et archives en mode électronique (GED)
      • Saisir des données informatiquement (suivi d'appels téléphoniques, émission de badges, registres)
      • Gérer le courrier (réception, distribution, envoi, suivi)
      • Effectuer des démarches administratives simples
      • Effectuer les réservations de voyages et de déplacements
      • Connaissance des techniques de communication
      • Connaissance des méthodes de classement
      • Connaissance des règles et consignes de sécurité
      • Maitrise parfaite de la fonction accueil
      • Veille documentaire
      • maitrise anglais
      • organisation et rigueur
      • Accueillir des personnes et identifier leur demande
      • Connaissances théoriques,recherche d'un premier emploi
      • Maitrise d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur, présentations)
      • Procéder à la reception, au tri, à l'enregistrement de documents ou de courriers
      • Réaliser des opérations de saisie de données, tableaux, fichiers selon les instructions
      • Constituer des dossiers administratifs, contrôler les données et assurer leur suivi et mise à jour
      • Indexer, classer, archiver des documents ou des dossiers
      • Effectuer du suivi de gestion ( stocks,commandes)
      • Réaliser des travaux de reprographie
      • Mettre en forme des dossiers pour présentation à des tiers (direction, clients)
      • Rédiger des courriers et des notes
      • Organiser et planifier le travail d'une équipe
      • Concevoir des méthodes d'organisation, de classement et d'archivage
      • Assurer les relations avec les autres services de l'entité
      • Assurer des relations avec des tiers extérieurs ( fournisseurs, clients, administrations, organismes divers)
      • Rédiger des rapports, des notes de services, des études à usage interne ou externe
      • Connaissance des techniques de prise de notes
      • Connaissance des techniques d'écriture rapide
      • Connaissance des outils de base de données et de classment
      • Pratique de la gestion dématérialisée de documents
      • Maitrise de taches administratives variées et de leur supervision
      • Connaissances théoriques,débute dans la fonction
      • Consulter le plan de distribution, l'itinéraire et les points de placement
      • Trier les documents, catalogues et journaux selon les destinataires
      • Distribuer les documents selon les consignes de diffusion (boites aux lettres, points fixes, passants)
      • Restituer les documents non distribués et rendre compte des difficultés rencontrées
      • Distribuer des documents à points fixes (sorties de magazins, lieux publics)
      • Distribuer dans les boites aux lettres
      • Distribuer en tournées programmées
      • Organiser et planifier une tournée de distribution
      • Coordonner l'activité d'une équipe
      • Controler la réalisation du programme de distribution
      • Connaissance de la règlementation de la distribution de plis
      • Lecture de plan urbain
      • Techniques de comptage
      • Techniques d'encartage
      • Connaissances théoriques,recherche d'un premier emploi
      • Maitrise parfaite de la fonction distribution documentaire
      • Accueillir les clients, fournisseurs ,visiteurs les prendre en charge et leur fixer des rendez-vous
      • Effectuer la gestion du courrier et des messages électroniques
      • Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer
      • Gérer le planning de rendez-vous du responsable ou de membres de l'équipe
      • Constituer des dossiers ou rapports et les mettre en forme
      • Frapper les courriers
      • Effectuer des travaux de gestion divers (états de stocks, commandes de fournitures, contrôle notes de frais)
      • Mettre à jour des suivis d'activité de structure (tableaux de bords, statistiques)
      • Indexer et archiver des dossiers professionnels
      • Connaissance des techniques de prise de notes
      • Connaissance des techniques d'écriture rapide
      • Connaissance des outils de base de données et de classment
      • Pratique de la gestion dématérialisée de documents
      • Connaissance du droit du travail
      • Suivre les dossiers du personnel
      • Etablir les bulletins de salaires
      • Connaissances en comptabilité
      • Saisir des écritures comptables
      • Utilisation de logiciels comptables
      • Expérience de suivi de dossiers juridiques (mise en forme de documents,contrats…)
      • Expérience de suivi de dossiers financiers
      • Maitrise l'ensemble des taches de secrétariat (si oui,passer directement aux compétences sociales et comptables)
      • Connaissances théoriques,débute dans la fonction
      • Réceptionner les documents à saisir, les vérifier et s'assurer des consignes (délais,nombre, etc. )
      • Saisir ou numériser les pièces (textes, chèques)
      • Prendre des notes sous la dictée ou lors d'une réunion
      • Mettre en forme et présenter les données saisies
      • Contrôler la validité des données lors de la saisie, détecter et corriger les erreurs
      • Connaissance des techniques de prise de notes
      • Connaissance des techniques d'écriture rapide
      • Connaissance des outils de base de données et de classment
      • Pratique de la gestion dématérialisée de documents
      • Expérience de la saisie de documents par numérisation
      • Expérience de la saisie de masse
      • Expérience de la saisie de documents comptables (factures…)
      • Expérience de la saisie de documents financiers (chèques,pièces de caisse…)
      • Maitrise rapide de la saisie de données variées
      • Utilisation d'outils bureautique (traitement de texte,tableur)
      • Connaissances théoriques,débute dans la fonction
Aptitudes
  • Capacités personnelles

      • Ecouter les avis critiques
      • Etre exigeant vis-à-vis de soi
      • Avoir confiance en soi
      • Savoir travailler en autonomie
      • Faire preuve de patience et de persévérance
      • Faire preuve d'esprit critique
      • Etre en éveil permanent des évolutions techniques dans son domaine
      • Avoir la maîtrise de soi en toutes circonstances
      • Respecter ses engagements
      • Avoir le sens de la confidentialité
      • Avoir le sens de la discrétion
      • Avoir le sens de l'intégrité
      • Savoir créer de l'empathie
      • Ne fait jamais preuve d'arrogance
      • Aimer relever des challenges
      • Faire preuve d'écoute
      • Assumer ses responsabilités
      • Avoir un sens élevé de la satisfaction du client
      • Etre capable de travailler en réseau
      • Etre capable de construire sa décision
      • Etre capable de prendre sa décision en temps opportun
      • Savoir travailler en équipe
      • S'adapter à ses interlocuteurs
      • Se montrer disponible et accessible
      • Veiller à ce que chacun puisse s'exprimer
      • Développer une écoute active vis-à-vis de ses collègues
      • Etre attentif à l'impact de ses paroles sur ses interlocuteurs
      • Prendre en compte les différences culturelles
      • Faciliter les relations transversales et montantes/descendantes dans son organisation
      • Aimer travailler en extérieur
      • Aimer travailler dans un environnement d'intense activité
      • Pouvoir travailler en horaire de nuit
      • Travailler en régime horaire successif : matin, après-midi, nuit
      • Travailler sur des tâches répétitives
      • Travailler en privilégiant la relation client
      • Travailler avec des changements fréquents d'organisation
      • Travailler avec des changements d'interlocuteurs
      • Travailler avec la pression des résultats
      • Travailler dans une ambiance conflictuelle
      • Travailler dans un cadre rigide et immuable
      • Travailler dans tous types de circonstances
  • Capacités de management

      • Expérimenter pour valider sa démarche
      • Avoir le sens de l'anticipation
      • Réduire la complexité en éléments simples
      • Solliciter des avis critiques
      • Faire valider sa démarche par expert
      • Prendre des décisions dans des situations incertaines
      • Avoir le goût de l'analyse
      • Avoir le goût de la logique
      • Explorer toutes les voies possibles
      • Procéder par étapes
      • Avoir le goût de l'amélioration continue
      • Avoir le sens du but à atteindre
      • Se montrer ouvert et accessible
      • Etre exemplaire en terme de respect des personnes
      • Savoir donner du sens au travail de chacun
      • Hiérarchiser les priorités
      • Posséder une vision générale des compétences des collaborateurs et de leur potentiel d'évolution
      • Fixer des objectifs précis et définir des délais
      • Déléguer efficacement
      • Evaluer ses collaborateurs
      • S'assurer de la bonne compréhension des objectifs
      • Contrôler l'atteinte des objectifs
      • Avoir le sens de la justice et de l'équité
      • Etre capable de pédagogie pour adapter une décision stratégique au local
      • Ne pas hésiter à prendre une sanction adaptée quand elle est juste
      • Savoir féliciter à bon escient
      • Créer l'adhésion autour de ses projets
      • Donner du sens à l'action de ses collaborateurs
      • Prendre du recul sur sa propre mission
      • Anticiper les besoins d'adaptation et être le pilote de la conduite du changement
      • Mobiliser les talents et énergies de son équipe
      • Porter une vision de long terme (de son business/activité)
      • Comprendre la stratégie et la décliner à son niveau de responsabilités
      • Etre le porte drapeau de l'orientation client
      • Se concentrer sur l'essentiel
      • Etablir un planning rigoureux du calendrier à respecter
      • Faire preuve d'organisation et de méthode
      • Etre rigoureux tout au long du processus (production ou commercial)
      • Recourir à des méthodes d'analyse connues de ses collaborateurs
      • Identifier et prévoir les éventuels aléas
      • Définir avec clarté les différentes étapes de l'atteinte du projet
      • Définir avec clarté et précision les moyens à mettre en œuvre pour l'atteinte de l'objectif
      • S'assurer que chacun est en capacité de réaliser sa mission
      • Donner à chacun un plan de charge précis
      • Clarifier toutes les ambiguités ou incompréhensions
  • Compétences numériques

      • Rédiger des documents sur un logiciel de traitement de texte
      • Effectuer des calculs et créer des tableaux avec un tableur
      • Utiliser un service de messagerie (gestion des messages, des contacts et de l'emploi du temps)
Langues
  • ANGLAIS
  • Anglais US : écrit
  • Anglais US : lu
  • Anglais US : parlé

Assistante logistique et commerciale

Mercure International Group août 2007 à mars 2015 - CDI
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Contrat(s) souhaité(s) :

CDD, CDI

Niveau de formation :

BAC

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